Een nieuwe boeking ontvangen en beheren

Wanneer een huisdiereigenaar via Fetch boekt, verschijnt de boeking in je bedrijfsdashboard. Vanuit daar kun je de afspraak bekijken, de beschikbare klant- en huisdierinformatie controleren en de boeking verder beheren.

Wat je precies moet doen, hangt onder andere af van de vraag of je direct boeken of eerst goedkeuren gebruikt.

1. Wat gebeurt er wanneer een klant boekt? #

Tijdens het boeken kiest de klant de gewenste dienst, datum en tijd of verblijfsperiode.

Afhankelijk van je inrichting kan de klant daarnaast een beschikbare medewerker/resource of andere relevante optie kiezen.

De klant vult vervolgens de benodigde contactgegevens in en selecteert het huisdier waarvoor de boeking wordt gemaakt.

De boeking wordt daarna opgeslagen en verschijnt in je bedrijfsdashboard.

2. Direct boeken of eerst goedkeuren #

De status van een nieuwe boeking hangt af van hoe je de betreffende dienst hebt ingesteld.

Direct boeken #

Gebruik je directe/instant boeking? Dan kan een beschikbare afspraak direct worden bevestigd.

Dit is geschikt wanneer je beschikbaarheid, capaciteit en eventuele resources betrouwbaar zijn ingesteld en je een nieuwe boeking niet eerst handmatig hoeft te beoordelen.

Eerst goedkeuren #

Gebruik je handmatige goedkeuring? Dan moet je de aanvraag eerst beoordelen.

Controleer bijvoorbeeld:

• de gekozen dienst;
• datum en tijd;
• het geselecteerde huisdier;
• eventuele opmerkingen van de klant;
• beschikbare huisdierinformatie;
• of je de dienst daadwerkelijk kunt uitvoeren.

Keur de aanvraag daarna goed wanneer alles in orde is.

3. Je boekingen vinden #

Open vanuit je bedrijfsdashboard het onderdeel Boekingen.

Hier vind je de boekingen die bij jouw vermeldingen horen.

Open een boeking om de beschikbare details te bekijken.

Werk je met meerdere vermeldingen? Controleer dan ook voor welke vermelding en dienst de boeking is gemaakt.

4. Controleer de boekingsdetails #

Bekijk bij een nieuwe boeking altijd eerst de praktische gegevens.

Afhankelijk van het type boeking kunnen dit onder andere zijn:

• boekingsnummer;
• dienst;
• datum;
• begin- en eindtijd;
• verblijfsperiode;
• aantal deelnemers of capaciteit;
• gekozen resource;
• boekingsstatus;
• klantgegevens;
• geselecteerd huisdier.

Bij een meerdaagse opvangboeking zijn bijvoorbeeld de aankomst- en vertrekdatums belangrijk, terwijl je bij een dierenartsconsult vooral de datum, tijd en gekozen dienst controleert.

5. Bekijk voor welk huisdier de boeking is gemaakt #

De huisdiereigenaar selecteert tijdens het boeken het huisdier waarvoor de dienst bedoeld is.

In de boekingsdetails zie je daarom het geselecteerde huisdier.

Je ziet bijvoorbeeld niet alleen een intern huisdiernummer, maar de naam van het gekoppelde huisdier, zoals Bella.

Hierdoor is direct duidelijk voor welk dier de afspraak, behandeling, training of opvang is geboekt.

6. Bekijk het huisdierprofiel #

Waar beschikbaar toont Fetch bij de boeking ook de ingevulde informatie uit het huisdierprofiel.

Welke informatie beschikbaar is, hangt af van wat de huisdiereigenaar daadwerkelijk in het profiel heeft ingevuld.

Dit kan bijvoorbeeld informatie bevatten over:

• soort en ras;
• geslacht;
• geboortedatum;
• gewicht;
• chipnummer;
• allergieën;
• medische bijzonderheden;
• medicatie;
• voeding;
• gedrag;
• dierenartsgegevens;
• noodcontactgegevens.

Lege profielvelden worden niet als aanvullende informatie weergegeven.

Zo krijgt een provider relevante beschikbare informatie zonder een boekingspagina vol lege velden.

7. Gebruik huisdierinformatie passend bij je dienstverlening #

Niet iedere provider heeft dezelfde informatie nodig.

Een dierenarts kan andere profielinformatie relevant vinden dan een trimsalon, dierenopvang of hondentrainer.

Gebruik het huisdierprofiel daarom vooral als aanvullende informatie bij de specifieke boeking.

Wanneer belangrijke informatie ontbreekt, neem je waar nodig contact op met de eigenaar voordat de afspraak of het verblijf begint.

Informatie in het huisdierprofiel blijft de verantwoordelijkheid van de eigenaar #

De informatie in een huisdierprofiel wordt door de huisdiereigenaar aangeleverd.

Gebruik deze informatie daarom als aanvullende informatie voor de boeking en controleer belangrijke gegevens waar nodig rechtstreeks met de eigenaar.

Voor dierenartsen geldt dat de informatie niet dient als vervanging voor een eigen intake, onderzoek of professionele beoordeling.

8. Controleer eventuele opmerkingen van de klant #

Een klant kan bij een boeking aanvullende informatie of een bericht achterlaten wanneer deze mogelijkheid beschikbaar is.

Controleer dit vóór de afspraak.

Een opmerking kan bijvoorbeeld aanvullende informatie bevatten over de gewenste behandeling, het bezoek of een bijzonderheid die niet in het huisdierprofiel staat.

Gebruik het huisdierprofiel en de boekingsinformatie daarom samen.

9. Controleer de toegewezen medewerker of resource #

Gebruik je resources? Controleer dan welke medewerker, ruimte of andere resource bij de boeking hoort.

Een resource kan bijvoorbeeld een dierenarts, trimmer, trainer, behandelruimte of opvangplek zijn.

Resources hebben hun eigen beschikbaarheid en kunnen afzonderlijk worden beheerd, gepauzeerd en gekoppeld aan hun eigen planning.

Controleer bij een nieuwe boeking dus niet alleen wanneer deze plaatsvindt, maar waar relevant ook wie of wat ervoor gereserveerd is.

10. Houd je boekingsstatus actueel #

De boekingsstatus helpt jou en de klant om te zien waar een boeking zich in het proces bevindt.

Afhankelijk van je boekingsinstellingen en workflow kan een boeking bijvoorbeeld nog wachten op een actie of al bevestigd zijn.

Werk de status correct bij wanneer je een boeking beoordeelt of wanneer de situatie verandert.

Zo voorkom je dat een klant denkt dat een aanvraag definitief is terwijl deze nog beoordeeld moet worden.

11. Wijzigingen in je agenda #

Kan een bestaande afspraak niet doorgaan op het oorspronkelijk geplande moment? Behandel dit niet als nieuwe beschikbaarheid zonder rekening te houden met de bestaande boeking.

Controleer eerst de huidige afspraak en stem een wijziging waar nodig met de klant af.

Let bij het verplaatsen van een afspraak ook op de beschikbaarheid van de benodigde medewerker of resource.

12. Resources beheren #

Werk je met medewerkers, ruimtes of andere boekbare resources? Dan kun je deze afzonderlijk beheren.

Je kunt onder andere resources toevoegen, wijzigen, dupliceren, tijdelijk pauzeren of verwijderen. Iedere resource kan bovendien een eigen beschikbaarheidskalender hebben.

Het pauzeren van een resource kan bijvoorbeeld handig zijn wanneer een medewerker tijdelijk afwezig is. Je hoeft de medewerker dan niet permanent uit je inrichting te verwijderen.

13. Medewerkers toegang geven tot boekingen #

Wanneer je met een team werkt, kunnen medewerkers afhankelijk van hun ingestelde rechten toegang krijgen tot relevante onderdelen van het bedrijfsdashboard.

Toegang kan worden beperkt tot specifieke functies en, wanneer resources worden gebruikt, tot specifieke resources. Zo hoeft een medewerker niet automatisch toegang te krijgen tot je volledige bedrijfsaccount. (Purethemes)

De eigenaar van het bedrijfsaccount blijft verantwoordelijk voor het correct beheren van de toegang.

14. Controleer regelmatig je aankomende boekingen #

Wacht niet tot een klant voor de deur staat voordat je een boeking voor het eerst bekijkt.

Controleer regelmatig je aankomende afspraken en let vooral op:

• nieuwe boekingen;
• aanvragen die nog goedgekeurd moeten worden;
• wijzigingen;
• beschikbare huisdierinformatie;
• opmerkingen van klanten;
• toegewezen medewerkers/resources;
• mogelijke conflicten in je planning.

Voor opvang is het verstandig verder vooruit te kijken vanwege meerdaagse verblijven. Voor afspraken kan een dagelijkse controle praktischer zijn.

15. Controleer na wijzigingen opnieuw je beschikbaarheid #

Wanneer een boeking wordt gewijzigd, geannuleerd of verplaatst, kan daardoor capaciteit vrijkomen of juist worden gebruikt.

Controleer daarom of je online beschikbaarheid daarna nog overeenkomt met je werkelijke planning.

Dit is vooral belangrijk wanneer je werkt met meerdere medewerkers, beperkte resources, groepscapaciteit of opvangplekken.

Volgende stap #

Nu je weet hoe je een nieuwe boeking ontvangt en beheert, gaan we specifiek kijken naar de informatie over het dier die bij een boeking beschikbaar is:

Huisdierinformatie bij een boeking bekijken.