Je bedrijfsgegevens en verificatie bijwerken

Je bedrijfsinformatie op Fetch moet overeenkomen met je actuele onderneming. Verandert bijvoorbeeld je bedrijfsnaam, adres, btw-status of bevoegde vertegenwoordiger, werk dan niet alleen je openbare vermelding bij, maar controleer ook je bedrijfsverificatie.

Voor geverifieerde bedrijven is dit extra belangrijk: een verificatiestatus is gebaseerd op de bedrijfsgegevens die Fetch heeft gecontroleerd.

1. Welke gegevens moet je actueel houden? #

Controleer je bedrijfsgegevens wanneer er iets binnen je onderneming verandert.

Denk onder andere aan:

• officiële bedrijfsnaam;
• handelsnaam;
• bedrijfsadres;
• land van vestiging;
• bedrijfsregistratienummer;
• btw-status;
• btw-nummer;
• bevoegde vertegenwoordiger;
• contactgegevens;
• locaties;
• aangeboden activiteiten of diensten.

Niet iedere wijziging heeft invloed op je verificatie, maar belangrijke wijzigingen in de juridische of geregistreerde bedrijfsgegevens kunnen wel opnieuw beoordeeld moeten worden.

2. Je openbare vermelding en bedrijfsgegevens zijn niet hetzelfde #

Fetch maakt onderscheid tussen informatie over je vermelding en informatie over het bedrijf achter die vermelding.

Je vermelding bevat bijvoorbeeld:

• naam die klanten zien;
• beschrijving;
• foto’s;
• locatie;
• openingstijden;
• diensten;
• boekingsinstellingen.

Je bedrijfsverificatie bevat gegevens waarmee Fetch het bedrijf achter één of meerdere vermeldingen controleert.

Een aanpassing van je openingstijden betekent daarom niet automatisch dat je bedrijfsverificatie opnieuw moet worden aangepast.

Een wijziging van je officiële bedrijfsnaam of registratienummer kan daarentegen wel relevant zijn.

3. Je bedrijfsnaam verandert #

Verandert de officiële naam van je onderneming? Werk deze dan bij in je Fetch-bedrijfsgegevens.

Controleer daarnaast of de nieuwe naam al correct bij het officiële ondernemingsregister staat geregistreerd.

Voor Nederlandse ondernemingen kunnen onder andere handelsnaam, adres, activiteiten en contactgegevens bij KVK worden gewijzigd.

Pas waar nodig ook de zichtbare naam van je Fetch-vermelding aan.

4. Je bedrijfsadres verandert #

Verhuist je onderneming? Werk dan zowel je officiële bedrijfsgegevens als de relevante Fetch-vermelding bij.

Voor Nederlandse ondernemingen moeten wijzigingen zoals het bedrijfsadres bij KVK worden doorgegeven; Business.gov.nl vermeldt dat wijzigingen in bedrijfsgegevens in Nederland binnen één week moeten worden gemeld.

Voor Belgische ondernemingen moeten wijzigingen zoals adres, telefoonnummer of activiteiten in de KBO/CBE worden bijgewerkt. De FOD Economie vermeldt hiervoor een termijn van één maand en geeft aan dat dit, afhankelijk van de wijziging, via een ondernemingsloket of My Enterprise kan.

Controleer daarna of het nieuwe adres ook correct op je Fetch-vermelding staat.

5. Je registratienummer verandert #

Een bedrijfsregistratienummer is een belangrijk onderdeel van bedrijfsverificatie.

Wijzigt je registratienummer door bijvoorbeeld een verandering in de juridische onderneming? Werk niet simpelweg alleen de zichtbare vermelding bij.

Controleer eerst de officiële registratie en pas vervolgens je Fetch-bedrijfsgegevens aan.

In Nederland kan een overname door een nieuwe eigenaar, personenvennootschap of rechtspersoon bijvoorbeeld leiden tot een nieuw KVK-nummer.

Een nieuw registratienummer kan betekenen dat Fetch de bedrijfsverificatie opnieuw moet beoordelen.

6. Je btw-status verandert #

Word je btw-plichtig terwijl je dat eerder niet was, of verandert je btw-registratie? Werk de informatie in je bedrijfsgegevens bij.

Controleer:

Btw-geregistreerd
Geef de actuele status aan.

Btw-nummer
Vul het actuele nummer in wanneer dit voor je onderneming van toepassing is.

Zorg dat de gegevens die je aan Fetch verstrekt overeenkomen met je werkelijke bedrijfssituatie.

7. De bevoegde vertegenwoordiger verandert #

Tijdens bedrijfsverificatie wordt vastgelegd wie namens het bedrijf bevoegd is om de aanvraag in te dienen.

Verandert deze persoon, bijvoorbeeld door een wijziging in directie of vertegenwoordiging? Werk deze informatie dan bij wanneer dat relevant is voor je Fetch-verificatie.

In Nederland moeten wijzigingen van bestuurders, vennoten of andere functionarissen waar van toepassing ook bij KVK worden gemeld.

Een nieuwe medewerker toevoegen aan Fetch is overigens niet automatisch een wijziging van de bevoegde vertegenwoordiger van het bedrijf.

8. Wat gebeurt er met je verificatiestatus? #

Een kleine wijziging hoeft niet automatisch te betekenen dat je verificatie vervalt.

Bij belangrijke wijzigingen kan Fetch de nieuwe bedrijfsgegevens echter opnieuw moeten controleren.

Dat kan bijvoorbeeld relevant zijn bij een wijziging van:

• officiële bedrijfsnaam;
• bedrijfsregistratie;
• juridische onderneming;
• land van vestiging;
• belangrijke registratiegegevens;
• bevoegde vertegenwoordiging.

Wanneer een nieuwe beoordeling nodig is, kan je verificatiestatus tijdelijk weer in behandeling worden gezet totdat de gewijzigde gegevens zijn gecontroleerd.

9. Verificatie geldt voor het bedrijfsaccount #

Bedrijfsverificatie is gekoppeld aan het provideraccount en niet afzonderlijk aan iedere vermelding.

Beheer je meerdere vermeldingen onder hetzelfde geverifieerde bedrijf? Dan kan dezelfde bedrijfsverificatie voor die vermeldingen worden gebruikt.

Dat betekent ook dat een belangrijke wijziging van de onderneming gevolgen kan hebben voor meerdere vermeldingen die aan hetzelfde bedrijfsaccount zijn gekoppeld.

10. Een nieuwe locatie betekent niet automatisch een nieuw bedrijf #

Opent je onderneming een tweede locatie? Dan hoeft dat niet automatisch te betekenen dat je opnieuw een volledig nieuw bedrijfsaccount moet verifiëren.

Wanneer dezelfde onderneming eigenaar is van beide locaties, kun je meerdere vermeldingen vanuit hetzelfde provideraccount beheren.

De algemene bedrijfsverificatie blijft op accountniveau.

Wel kunnen bepaalde registraties, vergunningen of voorwaarden locatiespecifiek zijn. Deze moeten waar nodig afzonderlijk voor de betreffende locatie worden beheerd.

11. Je stopt met een locatie #

Sluit één van je locaties terwijl je onderneming verder blijft bestaan?

Werk dan de betreffende Fetch-vermelding bij of pauzeer/verwijder deze waar passend.

Controleer daarnaast:

• toekomstige boekingen;
• actieve diensten;
• beschikbaarheid;
• medewerkers/resources;
• eventuele bestaande betalingen;
• klanten met toekomstige afspraken.

Verwijder een locatie dus niet zonder eerst te controleren of er nog toekomstige boekingen aan gekoppeld zijn.

12. Je onderneming stopt volledig #

Stopt het bedrijf volledig? Controleer eerst alle openstaande activiteiten voordat je de bedrijfsomgeving afsluit.

Denk aan:

• toekomstige boekingen;
• openstaande aanvragen;
• betalingen;
• eventuele terugbetalingen;
• uitbetalingen;
• klantcommunicatie.

Zorg daarnaast dat je officiële onderneming correct wordt uitgeschreven bij de relevante instanties.

Een bedrijfsverificatie op Fetch is geen vervanging voor je officiële bedrijfsregistratie of uitschrijving.

13. Een wijziging van je vermelding heeft meestal geen invloed op verificatie #

Je kunt je Fetch-vermelding blijven verbeteren zonder voor iedere wijziging opnieuw bedrijfsverificatie aan te vragen.

Denk bijvoorbeeld aan:

• nieuwe foto’s;
• aangepaste beschrijving;
• gewijzigde openingstijden;
• nieuwe diensten;
• gewijzigde prijzen;
• andere beschikbaarheid;
• nieuwe medewerkers/resources.

Dit zijn operationele wijzigingen aan je vermelding en boekingen.

Alleen wanneer de onderliggende bedrijfsidentiteit of relevante verificatiegegevens veranderen, kan aanvullende controle nodig zijn.

14. Houd officiële registraties ook zelf actueel #

Het aanpassen van gegevens op Fetch verandert je officiële bedrijfsregistratie niet.

Ben je gevestigd in Nederland? Geef relevante wijzigingen ook door aan KVK. Veel wijzigingen kunnen via My KVK worden bekeken en doorgegeven.

Ben je gevestigd in België? Zorg dan dat de relevante gegevens ook correct in de KBO/CBE staan. De FOD Economie geeft aan dat bepaalde wijzigingen via My Enterprise of een ondernemingsloket kunnen worden uitgevoerd.

Fetch en het officiële ondernemingsregister zijn afzonderlijke systemen.

15. Controleer na een wijziging je volledige bedrijfsprofiel #

Heb je een belangrijke bedrijfswijziging doorgevoerd? Controleer daarna niet alleen het gewijzigde veld.

Loop ook de volgende gegevens na:

• bedrijfsgegevens;
• vermeldingen;
• contactinformatie;
• verificatiestatus;
• medewerkers;
• boekingsinstellingen;
• betaalgegevens

Een verhuizing kan bijvoorbeeld niet alleen je bedrijfsadres veranderen, maar ook de locatie van je vermelding, beschikbaarheid en toekomstige afspraken beïnvloeden.

Volgende stap #

Het volgende artikel binnen Verificatie & bedrijfsbeheer is:

Meerdere vermeldingen en locaties beheren.