Setting your availability, pricing and capacity

Nadat je boekingen voor je vermelding hebt geactiveerd, bepaal je wanneer klanten kunnen boeken, wat een dienst kost en hoeveel boekingen je tegelijkertijd kunt aannemen.

Deze instellingen vormen samen je boekbare agenda. Het is daarom belangrijk dat ze overeenkomen met hoe je bedrijf daadwerkelijk werkt.

1. Stel je beschikbaarheid in #

Je beschikbaarheid bepaalt welke dagen en tijden klanten tijdens het boeken kunnen selecteren.

Stel alleen momenten beschikbaar waarop je de betreffende dienst daadwerkelijk kunt uitvoeren.

Afhankelijk van het soort boeking kun je werken met:

• beschikbare dagen;
• begin- en eindtijden;
• tijdsloten;
• duur van afspraken;
• verblijfsdatums;
• specifieke les- of cursusmomenten;
• geblokkeerde dagen of periodes.

De juiste inrichting verschilt per type dienstverlening.

Een dierenarts of trimsalon werkt bijvoorbeeld meestal met afspraken op specifieke tijden, terwijl een dierenopvang beschikbaarheid over meerdere dagen kan aanbieden.

2. Stel beschikbaarheid per dienst in #

Niet iedere dienst hoeft op dezelfde momenten beschikbaar te zijn.

Je kunt bijvoorbeeld bepaalde behandelingen alleen op specifieke dagen aanbieden of een groepsles uitsluitend op een vast tijdstip laten plaatsvinden.

Maak daarom onderscheid tussen je algemene openingstijden en de werkelijke boekbare beschikbaarheid van een dienst.

Je bedrijf kan bijvoorbeeld geopend zijn van 09:00 tot 17:00, terwijl een bepaalde dienst alleen tussen 09:00 en 12:00 boekbaar is.

3. Geef afspraken een realistische duur #

Bij afspraken bepaalt de ingestelde duur hoeveel tijd in je planning wordt gereserveerd.

Gebruik een duur die past bij de daadwerkelijke dienst.

Wanneer bijvoorbeeld een eenvoudige behandeling 30 minuten duurt en een uitgebreidere behandeling 90 minuten, stel deze dan niet beide als dezelfde algemene afspraak in.

Maak waar nodig afzonderlijke diensten met een eigen duur.

Dit helpt voorkomen dat afspraken elkaar overlappen of dat klanten tijden kunnen kiezen die in werkelijkheid niet beschikbaar zijn.

4. Houd rekening met tijd tussen afspraken #

Niet iedere minuut tussen twee klanten is noodzakelijk boekbaar.

Je kunt bijvoorbeeld tijd nodig hebben voor:

• voorbereiding;
• schoonmaak;
• administratie;
• uitloop;
• reistijd;
• het wisselen van ruimtes of materialen.

Houd hiermee rekening wanneer je je beschikbare tijden en duur instelt.

Werk je op locatie bij klanten? Reserveer dan voldoende ruimte tussen afspraken voor reistijd.

5. Blokkeer momenten waarop je niet beschikbaar bent #

Werk je tijdelijk niet, dan moet je online beschikbaarheid dit ook weerspiegelen.

Denk bijvoorbeeld aan:

• vakanties;
• feestdagen;
• persoonlijke vrije dagen;
• tijdelijke sluitingen;
• teamvergaderingen;
• trainingen;
• andere momenten waarop geen nieuwe boekingen mogelijk zijn.

Controleer je beschikbaarheid regelmatig, vooral wanneer je planning verandert.

6. Stel de prijs per dienst in #

Geef iedere boekbare dienst een duidelijke prijs.

Maak voor de klant duidelijk waarop het bedrag betrekking heeft.

Dat kan bijvoorbeeld zijn:

€45 per afspraak
voor een individuele behandeling.

€30 per dag
voor dagopvang.

€25 per deelnemer
voor een groepsles.

€150 per cursus
voor een volledig trainingstraject.

Gebruik afzonderlijke diensten wanneer prijzen aanzienlijk verschillen.

7. Gebruik een vanafprijs wanneer de eindprijs kan verschillen #

Sommige diensten kunnen niet altijd vooraf tegen één vaste prijs worden aangeboden.

Bij een trimsalon kan de benodigde behandeling bijvoorbeeld afhangen van formaat, vachttype of conditie van de vacht.

Bij andere diensten kunnen aanvullende werkzaamheden nodig blijken.

Wanneer de weergegeven prijs geen gegarandeerde eindprijs is, maak dan duidelijk dat het om een vanafprijs gaat of leg uit waardoor de uiteindelijke prijs kan verschillen.

De klant moet vóór het boeken zo goed mogelijk kunnen begrijpen wat de weergegeven prijs betekent.

8. Stel je capaciteit in #

Capaciteit bepaalt hoeveel klanten of boekingen voor hetzelfde moment kunnen worden aangenomen.

De juiste capaciteit hangt sterk af van de dienst.

Individuele afspraken #

Voert één medewerker de dienst uit en kan deze maar één klant tegelijkertijd helpen? Dan is de beschikbare capaciteit voor die medewerker op dat moment één.

Groepsactiviteiten #

Voor een groepsles, workshop of cursus kun je meerdere deelnemers voor hetzelfde moment toestaan.

Geef hiervoor het maximale aantal deelnemers op.

Animal shelter #

Bij opvang wordt de capaciteit bepaald door hoeveel dieren je gedurende een bepaalde periode daadwerkelijk kunt opvangen.

Hierbij moet de capaciteit voor de volledige verblijfsperiode beschikbaar zijn.

9. Gebruik resources om je werkelijke capaciteit te beheren #

Capaciteit zegt hoeveel boekingen mogelijk zijn. Resources helpen bepalen welke medewerker, plek of faciliteit daarvoor beschikbaar moet zijn.

Een resource kan bijvoorbeeld zijn:

• een dierenarts;
• een trimmer;
• een trainer;
• een kennel;
• een opvangplek;
• een behandelruimte;
• een trainingsruimte.

Voorbeeld:

Je dierenartspraktijk heeft drie dierenartsen die tegelijkertijd een consult kunnen uitvoeren.

Door de beschikbare dierenartsen als resources te beheren, kan je online beschikbaarheid beter aansluiten op de daadwerkelijke capaciteit van je team.

10. Voorkom dubbele boekingen van medewerkers en ruimtes #

Wanneer een resource maar één keer tegelijkertijd beschikbaar kan zijn, moet deze niet aan meerdere gelijktijdige boekingen worden toegewezen.

Dit geldt niet alleen voor medewerkers.

Een behandelruimte, kennel of andere beperkte faciliteit kan eveneens bepalen of een boeking mogelijk is.

Controleer daarom of je resources overeenkomen met de werkelijke beperkingen van je bedrijf.

11. Gebruik capaciteit en resources niet onnodig ingewikkeld #

Niet ieder bedrijf heeft een uitgebreide resource-inrichting nodig.

Werk je bijvoorbeeld alleen en kun je één afspraak tegelijkertijd uitvoeren? Dan kan een eenvoudige beschikbaarheidsinstelling voldoende zijn.

Werk je met meerdere medewerkers, ruimtes of opvangplekken? Dan worden resources belangrijker.

Gebruik alleen de instellingen die nodig zijn om je werkelijke beschikbaarheid correct aan klanten te tonen.

12. Houd rekening met direct boeken #

Gebruik je directe/instant boeking? Dan is een correcte beschikbaarheid extra belangrijk.

Een aangeboden plek kan immers direct door de klant worden bevestigd.

Controleer daarom vóór het activeren van directe boekingen zorgvuldig:

• je beschikbare tijden;
• duur van diensten;
• prijzen;
• capaciteit;
• resources;
• geblokkeerde momenten.

Wil je iedere aanvraag eerst controleren? Dan kun je in plaats daarvan handmatige goedkeuring gebruiken.

13. Controleer je beschikbaarheid na bestaande boekingen #

Een nieuwe boeking gebruikt een deel van je beschikbare capaciteit.

Controleer regelmatig of nieuwe boekingen correct invloed hebben op de resterende beschikbare tijden of plekken.

Dit is vooral belangrijk wanneer je werkt met:

• meerdere medewerkers;
• beperkte ruimtes;
• groepscapaciteit;
• meerdaagse opvang;
• populaire perioden met veel boekingen.

Je openbare boekingskalender moet blijven overeenkomen met wat daadwerkelijk nog beschikbaar is.

14. Wijzigingen hebben niet automatisch betrekking op bestaande afspraken #

Wees voorzichtig wanneer je beschikbaarheid, prijzen of diensten aanpast terwijl er al toekomstige boekingen bestaan.

Een nieuwe prijs of planning geldt niet noodzakelijk op dezelfde manier voor een boeking die eerder onder andere voorwaarden is gemaakt.

Controleer daarom altijd je bestaande toekomstige boekingen voordat je grote wijzigingen doorvoert.

Neem waar nodig contact op met de betreffende klant.

15. Test je instellingen als klant #

Open na het instellen je openbare Fetch-vermelding en voer zelf een testboeking uit.

Controleer bijvoorbeeld:

1. Verschijnen alleen de juiste beschikbare dagen?
2. Kloppen de beschikbare tijden?
3. Klopt de duur van de dienst?
4. Worden geblokkeerde momenten niet aangeboden?
5. Klopt de weergegeven prijs?
6. Klopt de maximale capaciteit?
7. Werken medewerkers/resources zoals bedoeld?
8. Kan een bezette medewerker of plek niet opnieuw worden geboekt?
9. Werkt directe boeking of handmatige goedkeuring zoals ingesteld?
10. Verschijnt de boeking correct in je bedrijfsdashboard?

Test bij dierenopvang ook een meerdaagse boeking en bij trainingen met groepen ook een boeking waarbij meerdere plaatsen worden gevuld.

Controleer je planning regelmatig #

Je beschikbaarheid is geen instelling die je maar één keer hoeft te controleren.

Pas je Fetch-planning aan wanneer bijvoorbeeld je openingstijden, personeel, diensten, prijzen of beschikbare capaciteit veranderen.

Zo zien huisdiereigenaren tijdens het boeken zo veel mogelijk de werkelijke beschikbaarheid van je bedrijf.

Volgende stap #

Nu beschikbaarheid, prijzen en capaciteit zijn ingesteld, gaan we verder met het verschil tussen de twee belangrijkste manieren waarop klanten kunnen boeken:

Individual appointments and group bookings.